Aménagement d’une salle de réunion : conseils d’experts
De nombreuses entreprises sont amenées à travailler en groupe, lors de réunion entre collaborateurs, clients, ou partenaires. Il est donc important de mettre à disposition des professionnels un espace de travail adapté et fonctionnel. L’aménagement d’une salle de réunion semble ainsi toute indiqué, et pour que celui-ci réponde à tous les besoins, quelques conseils sont à suivre.
Faciliter les interactions entre collaborateurs
L’objectif premier d’une salle de réunion est évidemment de proposer un espace suffisamment grand pour accueillir tous les professionnels en un seul et même lieu. Il faut cependant que cette pièce soit également propice au travail de groupe, et donc aux échanges et interactions. Ainsi, l’aménagement d’une salle de réunion doit répondre à certaines exigences, en termes de disposition et de choix de mobilier de bureau. Plusieurs recommandations sont alors faites pour offrir aux collaborateurs des conditions de travail en réunion optimales :
- Faciliter la circulation en laissant au minimum 80 cm entre les tables et les murs ;
- Garantir un espacement de 50 à 60 cm entre chaque place, afin de favoriser l’aisance et le bien-être du participant ;
- Disposer les tables de réunions au centre de la pièce, pour que tout le monde puisse se voir et circuler autour du groupe.
Aménager une salle de réunion fonctionnelle
Les salles de réunion sont le reflet de l’image de marque d’une entreprise. L’agencement et l’aménagement sont donc primordiaux, surtout si elles sont vouées à accueillir des visiteurs extérieurs, des partenaires ou des clients.
Choisir une table de réunion
Élément central de l’espace de réunion, la table de réunion doit pouvoir accueillir tous les convives en leur offrant suffisamment de place pour travailler confortablement. Le choix de la table de réunion doit alors se faire en fonction de l’espace alloué, du nombre moyen de participants (capacité d’accueil de la pièce), et de la disposition de la salle. Qu’elle soit ronde, ovale, carrée ou rectangulaire, la table de réunion se décline alors en différents modèles.
La table de réunion modulaire
L’avantage de ce type de mobilier de salle de réunion, c’est qu’il s’adapte aux participants et aux besoins. On distingue alors la table de réunion évolutive, qui permet d’ajouter ou supprimer des modules selon l’effectif de l’événement, et la table de réunion modulable, qui permet d’adapter la configuration du mobilier selon les besoins.
La table de réunion pliable
Un espace de réunion est parfois polyvalent, et peut être utilisé comme salle de formation, salle de conférence ou espace de travail collaboratif, par exemple. Dans ce cas-là, les tables de réunion pliantes offrent une grande flexibilité, et permet d’optimiser l’espace. C’est une solution très intéressante lorsque les effectifs des réunions et la disposition des tables changent souvent.
La table de réunion réglable en hauteur
Très ergonomique, et prenant soin du bien-être des professionnels, la table de réunion réglable en hauteur s’adapte à toutes les morphologies. Elle permet également de participer à une réunion en restant debout, ce qui donne une certaine dynamique aux échanges. Cela contribue également à lutter contre la sédentarité, et limiter les troubles musculo-squelettiques (TMS) liés à une position assise et passive trop longue.
Choisir les chaises d’une salle de réunion
Les professionnels le savent, ils peuvent passer de nombreuses heures en salle de réunion. Que ce soit parce qu’une réunion s’éternise, ou parce qu’on enchaîne les différentes réunions, le temps passé dans cet espace commun est souvent très important. Et si le local professionnel ne dispose pas de table de réunion réglable en hauteur, les participants sont invités à rester assis sur de longues durées. Il est donc indispensable de proposer des chaises de réunion ergonomiques et confortables.
Outre le budget, il faudra donc prendre en compte l’ergonomie de la chaise et sa résistance, afin d’assurer la longévité malgré l’usage intensif par différentes personnes. Vous aurez alors le choix entre des sièges en tissus ou en polypropylène, et des fauteuils avec un pied luge, 4 pieds, ou un piètement en croix.
Là encore, la chaise ou le fauteuil à hauteur réglable est la solution optimale pour s’assurer de correspondre à toutes les morphologies des utilisateurs
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Équiper une salle de réunion
Si l’aménagement d’un bureau de réunion est essentiel, le reste des équipements doit lui aussi répondre aux attentes et au confort des utilisateurs. Ainsi, pour que chacun puisse travailler dans de bonnes conditions, certains équipements de réunion sont à envisager.
- Une desserte informatique mobile disposant du matériel nécessaire et mettant à disposition l’emplacement pour un ordinateur ou autre équipement informatique ;
- Une table de projection avec vidéo-projecteur, idéale pour les séminaires ou les conférences ;
- Un tableau blanc magnétique, un chevalet ou un paperboard pour mettre à l’écrit certaines informations ;
- Un support audiovisuel pour projeter sur un écran ou un mur des documents.
Ces éléments ne sont pas indispensables, mais contribuent fortement à l’attractivité et la productivité de la présentation des réunions, car ils améliorent le confort de tous.
Il faudra alors, pour tous ces équipements et pour le matériel high-tech des participants, prévoir des raccordements électriques en nombre suffisant.
Décorer la salle de réunion
La décoration d’une salle de réunion peut sembler anodine, puisque bien souvent les espaces de réunion sont sobres et simples. Pourtant, le design d’une salle de réunion joue un rôle sur le bien-être des participants, mais aussi sur l’image de marque de l’entreprise.
Il est alors possible de jouer sur les différents matériaux et coloris pour le mobilier de bureau, mais aussi pour les revêtements de sols et les revêtements muraux. L’idée est de proposer une atmosphère à l’image de l’entreprise : dynamique et colorée, traditionnelle et sobre, moderne et chaleureuse… L’éclairage est aussi important, et contribue au bien-être au travail. Créez alors une ambiance particulièrement agréable avec la lumière naturelle ou des éclairages directs et indirects, pour éviter la fatigue oculaire et le manque de concentration.
Enfin, une salle de réunion bien isolée du reste des bureaux et espaces de travail garantit une meilleure productivité, et plus d’intimité, un point important pour traiter des sujets et projets confidentiels.
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