Télétravail, espaces de coworking partagés, open space, les usages ont largement changé dans les entreprises ces dernières années. Avec ces nouveaux usages, le hot desking est aussi devenu emblématique des modes de travail modernes. Alors en quoi consiste ce concept ? Comment ça marche exactement ? Quels sont ses avantages et comment le mettre en œuvre au sein de ses locaux ?
Qu’est-ce que le hot desking ?
Ce que l’on appelle le hot desking est un système d’organisation au travail qui repose sur l’utilisation des bureaux par différentes personnes. Un bureau n’est donc pas attribué à une seule et unique personne pour rester vide lorsque cette dernière ne travaille pas. Ici, l’objectif est de maximiser l’espace et de réduire la surface immobilière pour rentabiliser le tout. Les entreprises qui utilisent ces espaces vont donc penser leurs locaux en ce sens.
On retrouve cette pratique dans les bureaux privés de nombreuses entreprises, mais aussi bien entendu dans les espaces de coworking partagés. Ce type de flex office se retrouve donc dans toutes sortes de lieux, dès lors qu’il s’agit d’un travail de bureau.
Comment ça marche ?
Avec le hot desking le principe est très simple, il suffit de trouver une place dans un espace qui correspond à son besoin comme un poste de travail ou une salle de réunion par exemple, de brancher son ordinateur, de se connecter au Wi-Fi sur place et l’on peut alors travailler très facilement.
Plus que des espaces de travail accessibles à tous, on peut aussi trouver des aménagements spécifiques en fonction des besoins de l’entreprise comme par exemple :
- Des espaces plus privés pour les conversations téléphoniques comme des cabines ou des bureaux individuels
- Des salles de réunions réservables pour organiser un brainstorming ou une présentation par exemple
- Des services d’impression
- Des espaces de rangement pour les objets personnels tels que des vestiaires
- Des moniteurs et autres accessoires hi-tech susceptibles d’être utiles à tous
- Des sanitaires, des cuisines et d’autres espaces communs selon les lieux
Les hot desks qu’ils soient ouverts à tous ou à une entreprise sont donc pensés pour donner accès à un lieu de travail qui répondra à tous les besoins.
Quels sont ses avantages ?
Si le hot desking rencontre un si franc succès, c’est qu’il compte plusieurs avantages.
Des économies pour l’entreprise
L’une des premières raisons qui poussent une entreprise à pratiquer le hot desking est la possibilité de réaliser des économies parfois considérables. En effet, le fait de mettre à disposition un espace individuel par salarié nécessite d’opter pour des locaux adéquats. Les dépenses immobilières ayant un impact certain sur la trésorerie d’une entreprise, avoir la possibilité de diminuer ces dernières est un formidable moyen de faire des économies. Le hot desking permettant de réduire les espaces, il permet également de faire des économies considérables.
Par ailleurs, les fonds générés par ces économies pourront justement être employés pour la mise à disposition de nouvelle infrastructure technologique pour faciliter d’autant plus la mobilité des employés.
Plus de liberté pour les employés
Les employés qui travaillent en hot desking vont découvrir un tout autre fonctionnement au sein de leur entreprise. Désormais, ils ont la possibilité de choisir un espace de travail qui correspond à leur mission du jour ou plus simplement à leur humeur. Si l’on ajoute à cela la possibilité de faire du télétravail, la manière dont chaque salarié appréhende une journée de travail devient complètement personnalisée. Cette liberté aura des conséquences directes sur la qualité de vie au travail ou encore la performance qui n’en seront qu’améliorées.
Dès lors, on se rend compte qu’une entreprise a tout intérêt à favoriser ce type de fonctionnement pour le bien-être de ses salariés et pour profiter de plus d’efficacité.
Une mise en contact facilitée
Il n’est pas rare que l’on s’imagine que des solutions comme le hot desking peuvent avoir tendance à éloigner les salariés les uns et des autres. C’est en fait tout l’inverse. Le fait d’être très mobile au sein des locaux favorise les rencontres et les échanges. Les salariés qui choisissent de venir travailler sur place plutôt que de faire du télétravail apprécient d’autant plus la présence de leurs collègues et sont donc plus enclins à créer du lien et à échanger.
La cohésion d’une équipe peut donc être grandement améliorée simplement en changeant le fonctionnement d’une entreprise et en optant pour du hot desking.
Comment le mettre en œuvre dans ses locaux ?
La mise en œuvre d’un espace bureau de type hot desk, ça ne s’improvise pas. En effet, pour que le système fonctionne et que chaque poste de travail présente un intérêt concret, il est recommandé de concevoir ses bureaux partagés avec l’aide d’un spécialiste du sujet. On peut alors créer des postes de travail dans différentes ambiances et pensés pour différents usages pour correspondre aux attentes de chaque utilisateur. Plus que l’espace bureau, c’est aussi la cuisine, l’espace détente, la salle de réunion ou même les extérieurs qui vont pouvoir être réaménagés.
Par ailleurs, la réussite du hot desking tient également à une bonne compréhension de son fonctionnement. Il va donc peut-être falloir accompagner les employés les premiers temps pour qu’ils s’habituent à cette nouvelle façon de faire et qu’ils jouent le jeu. L’idée ici n’est pas qu’à terme, chacun prenne toujours la même place lorsqu’il vient au bureau.
Par ailleurs, il faudra aussi peut-être repenser certains outils pour favoriser la mobilité. Des logiciels sont justement pensés en ce sens et permettent un accès en toute sécurité que l’on soit dans les locaux de l’entreprise ou ailleurs. Le développement d’une solution informatique adéquate peut donc être à envisager.
