Au bureau, les usages évoluent avec le temps, les attentes et les besoins. Si auparavant il était courant de travailler au milieu d’une pile de dossiers, d’une photo de son chat, d’un pot à crayon rempli de trombones et d’un énorme presse papier, ce temps est bien révolu. Avec le clean desk, c’est désormais le minimalisme qui est de mise. Une nouvelle façon d’envisager le travail de bureau qui a effectivement du sens.
Le clean desk, c’est quoi ?
À la maison comme au bureau, les usages et modes évoluent. C’est par exemple vrai en ce qui concerne le mobilier de bureau, mais aussi certains aménagements comme le Smart Office. L’idée première reste la même : permettre à chacun de travailler efficacement et de la manière la plus agréable possible.
En ce sens, les pratiques voulaient auparavant que l’on ramène un peu de chez soi au bureau, que l’on personnalise son espace de travail avec quelques objets. Le problème, c’est que le bric à brac peut vite avoir tendance à s’accumuler en plus des nombreux dossiers papier. Résultat, un espace de travail complètement envahit par de nombreuses choses, ce qui fait que l’on ne remet jamais la main sur le document que l’on cherche et que l’on perd un temps fou à essayer de s’organiser.
Le clean desk va justement complètement à l’encontre de ce concept. Ici, l’idée est de ne conserver que le minimum nécessaire pour un travail en entreprise : un bureau, un siège, un ordinateur, et c’est tout. Les collaborateurs sont ainsi invités à faire place nette sur leur espace de travail et à procéder à un grand rangement de ce qui n’est pas utile. Les entreprises qui pratiquent la politique du clean desk sont de plus en plus nombreuses et il y a plusieurs raisons à cela.
Pourquoi mettre en œuvre une politique de clean desk ?
Le but premier du clean desk est de mettre en œuvre des conditions de travail optimales pour pouvoir rester organisé, mais aussi augmenter la confidentialité des dossiers.
D’abord, on évite de s’éparpiller et on se concentre sur l’essentiel, à savoir son travail plutôt que sur le fait de retrouver un papier enfoui sous une pile de feuilles. On devient ainsi beaucoup plus productif, mais cela est aussi plus agréable pour l’esprit qui est bien souvent malmené lorsque l’on travaille dans le désordre.
La question de la confidentialité des dossiers est aussi de mise. Une feuille volante n’a absolument rien de sécurisé, c’est pourquoi la pratique du clean desk est d’autant plus de mise. Aujourd’hui, il est possible de dématérialiser les documents, ce qui permet de les stocker de manière plus sécurisée. On peut donc aussi soulever le fait que le rangement des dossiers devient beaucoup plus aisé et que la production des déchets sera largement diminuée. Le clean desk est donc aussi intéressant pour les entreprises souhaitant réduire leur impact sur l’environnement.
Enfin, il faut aussi bien avouer qu’un bureau minimaliste est beaucoup plus simple à nettoyer. Le travail des agents d’entretien n’en sera que plus facilité. Il s’agit par ailleurs d’un véritable atout lorsque l’on veut pouvoir nettoyer comme il se doit en période de pandémie.
Comment adopter le clean desk au bureau ?
Les entreprises qui sont séduites par le concept de clean desk peuvent tout à fait l’adopter dans leurs locaux.
La première étape va consister à digitaliser l’ensemble des documents papier. Cela peut prendre du temps, mais c’est une étape nécessaire pour pouvoir se débarrasser du volume de documents. Ils peuvent ensuite être stockés dans des archives sécurisées ou encore détruits (certaines entreprises sont spécialisées dans la destruction de documents confidentiels). Chaque collaborateur va donc se rendre sur une plateforme en ligne pour pouvoir accéder aux documents souhaités. Seul un ordinateur devient nécessaire.
Il faut aussi bien entendu que les équipes s’impliquent dans cette nouvelle politique et acceptent de dépersonnaliser leur bureau. Il va donc peut-être falloir convaincre pour que chacun puisse voir les avantages de cette nouvelle politique. Cela n’empêche pas que chaque collaborateur dispose d’un meuble de rangement comme un casier dans lequel il peut conserver ses effets personnels s’il le souhaite.
Une fois que les espaces ont été « cleaner », le plus difficile reste bien souvent de maintenir le cap sur la durée. De nouvelles habitudes sont alors à prendre pour que le clean desk devienne un nouveau mode de vie au bureau. Pour aller plus loin, on peut aussi appliquer ses méthodes à son ordinateur en faisant un gros tri dans ses mails et documents pour ne conserver que le strict nécessaire.
