Dépenses immobilières réduites pour les entreprises, plus de liberté pour les salariés, le flex office semble être une solution très intéressante qui connait un véritable essor depuis la crise du Covid. Alors quelle est la définition du flex office ? Quelle est la différence avec le hot desking ? Quels sont les avantages de ce type d’organisation ? Comment s’y prendre ?
Qu’est-ce que le flex office ?
Partant du constat qu’une grande partie des espaces restaient inoccupés au sein d’une entreprise, cette dernière doit entièrement repenser sa manière de proposer un lieu de travail pour coller aux nouveaux usages. Plusieurs aménagements sont dès lors envisageables pour rendre le travail salarié plus agréable et également apporter des avantages à l’entreprise.
Le temps où l’organisation du travail reposant sur un bureau attitré pour chaque salarié est désormais révolu. Avec un office flex, le salarié peut s’installer dans un espace de travail qui lui correspond en fonction de sa préférence, de son humeur, des tâches qu’il doit effectuer ou simplement de la disponibilité des espaces dans les locaux. On peut donc passer d’une table de travail commune de style coworking, à un espace plus individuel pour échanger en toute discrétion en passant par un canapé dans un environnement de travail plus détente ou encore une terrasse.
De la même manière que l’on créer plusieurs environnements de vie chez soi, plusieurs espaces de travail sont accessibles avec le flex office.
Quelle différence avec le hot desking ?
Le hot desking est lui aussi inspiré de la flexibilité au travail. Il y a cependant une petite différence entre le concept de flex office et de hot desking. Avec le hot desking, ce sont plusieurs personnes qui occupent le même espace à tour de rôle et sans place bien définie pour chacun. De ce fait, tout se joue au niveau des horaires afin que les postes de travail puissent accueillir plusieurs personnes à la fois que ce soit dans un open space comme un bureau individuel.
Avec le flex office, cette notion de place limitée n’est pas forcément présente. Il s’agit d’un espace bureau flexible qui peut accueillir celles et ceux qui le souhaitent ou tous les salariés de l’entreprise si nécessaire. Il n’y a simplement pas de poste de travail attribué et chacun peut donc évoluer dans les différents espaces s’il le souhaite.
Le hot desking peut donc entrer dans la catégorie des systèmes de flex office, mais l’inverse n’est pas forcément vrai.
Pourquoi le télétravail a-t-il donné naissance au flex office ?
Pour de nombreuses entreprises, envisager de sortir du schéma classique des espaces de bureaux individuels ou encore de l’espace de coworking étant impensable. Avec la crise du Covid, il a pourtant fallu limiter la présence dans les espaces de coworking et favoriser le télétravail. Cela a forcé les entreprises, mais aussi les collaborateurs à fonctionner autrement et donc à mettre en œuvre des solutions de travail plus mobile. Une fois cette mise en place faite, difficile de faire machine arrière et de revenir au vieux modèle, d’autant plus lorsque l’on a expérimenté les avantages de la flexibilité au travail.
Le télétravail et sa nécessité ces deux dernières années ont donc véritablement changé le fonctionnement de certaines entreprises. Une adaptation qui a dû se faire en matière de management, dans les ressources humaines, mais aussi au niveau de l’aménagement des locaux.
Quels sont les avantages du flex office ?
Le flex office offre de nombreux avantages tels que :
- Une plus grande productivité : en choisissant l’endroit qui sera le plus confortable et adéquat à la tâche que l’on compte réaliser
- Une réduction du temps de transport : en préférant parfois le télétravail ce qui permet de gagner jusqu’à plusieurs heures au sein d’une journée
- L’opportunité de casser la routine : le salarié peut évoluer en toute liberté et ainsi se sentir plus épanoui dans un quotidien professionnel en constante évolution
- La possibilité de créer des liens : si certains pensent que les solutions de travail modernes isolent les salariés, ce n’est pas toujours vrai. En optant pour un espace partagé, on a en fait beaucoup plus de chance de rencontrer de nouvelles personnes et de créer du lien dans l’entreprise. Le télétravail n’est par ailleurs pas vecteur de solitude si l’on reste en contact avec ses collègues.
- Un management basé sur la confiance : donc une relation de collaboration plus saine et plus inspirante.
- Un lieu de travail plus varié : la conception de plusieurs espaces permet de répondre aux attentes de manière variée et de créer un lieu plus ludique, plus créatif.
Comment aménager ses bureaux en ce sens ?
La mise en œuvre d’un flex office nécessite de respecter certaines règles bien précises si l’on souhaite que la transition se passe dans les meilleures conditions possibles.
Revoir l’aménagement du lieu en totalité
Il ne suffit pas d’ajouter quelques grands bureaux collectifs pour créer un flex office. C’est l’ensemble de l’entreprise qui doit repenser la manière dont elle a organisé ses espaces. On peut alors faire appel à un professionnel du sujet pour accompagner cette transition et concevoir intelligemment les nouveaux locaux.
Définir les règles à respecter
Les collaborateurs vont aussi devoir jouer le jeu pour que ce nouvel espace fonctionne. Ne pas faire d’un bureau le sien ou encore respecter les plannings font partie des règles de courtoisie de base si l’on veut que le flex office fonctionne.
Mettre à disposition des outils tournés vers la mobilité
Enfin, il est aussi important que les outils de travail proposés aux collaborateurs soient adaptés à leur nouvelle mobilité. On propose donc des ordinateurs portables, tablettes et smartphones qui peuvent facilement être emportés et qui n’encombrent pas les espaces. Certains logiciels seront peut-être aussi à revoir pour bénéficier d’un accès à distance en toute circonstance.
