Les entreprises qui souhaitent améliorer la qualité de vie au travail ont plusieurs possibilités qui s’offrent à elles en ce sens et c’est notamment le cas du smart office. Il permet en effet d’optimiser le confort des salariés, mais aussi de répondre à des enjeux de performance énergétique, le tout, en s’appuyant sur des données ciblées. Cette solution que l’on retrouve dans les bureaux les plus modernes tend à se développer dans de plus en plus d’environnements de travail.
Alors en quoi consiste ce système exactement ? Comment fonctionne-t-il de manière concrète ? Quels sont les différents avantages à l’intégrer dans son lieu de travail ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet !
Le smart office, c’est quoi ?
Avec le smart office, la technologie est utilisée pour être mise au service du bien-être des salariés en facilitant leur quotidien. En effet, il existe de nombreuses tâches au bureau qui nécessitent de mobiliser du temps et de l’énergie et qui pourraient être largement facilitées. Que ce soit le fait de trouver un emplacement de parking en arrivant au bureau, trouver une salle de réunion disponible, ou même éviter la file d’attente à la cafétéria, le smart office peut accompagner toutes ces tâches pour rendre le quotidien des collaborateurs plus agréable et plus simple.
Comment ça marche ?
Le smart office fonctionne sur la mise à disposition d’une application qui elle-même est reliée à différentes données pour proposer une expérience personnalisée et des informations en temps réel. La récolte des données se fait grâce à l’installation de différents appareils connectés que l’on peut retrouver un peu partout dans les espaces de l’entreprise. Nous l’avons dit, le parking, mais aussi la cafétéria ou encore les salles de réunion peuvent être équipées de ces nouvelles technologies afin d’évoluer dans un bureau intelligent.
Ce sont donc de nombreux aménagements au sein du bureau qui sont à prévoir pour profiter des solutions de smart office, mais une fois l’environnement de travail adapté à ces nouveaux usages, la vie au travail s’en trouvera positivement changée.
Quels avantages à des bureaux en smart office ?
La gestion des espaces en smart office comporte bien entendu de nombreux avantages pour améliorer l’environnement de travail. Opter pour un bureau intelligent sera profitable aux salariés, mais aussi à l’entreprise.
Une meilleure expérience collaborateur
La première raison qui pousse une entreprise à opter pour la mise en place d’un smart office est l’amélioration de l’expérience collaborateur. En effet, il est désormais de notoriété commune qu’une meilleure qualité de vie au travail favorise la performance, réduit les coûts, suscite de l’engagement envers l’entreprise, etc. Dès lors, chaque changement dédié à faire en sorte qu’un salarié se sent mieux dans son entreprise présente un véritable intérêt.
Avec le smart office, le salarié se passe de ces tâches logistiques bien souvent pénibles, mais souvent nécessaires que ce soit pour la réservation de salles de réunion, le fait de trouver un espace de travail libre ou encore attendre qu’une table se libère à la cafétéria. Avec les solutions smart office, son quotidien n’en est que plus simple, ce qui améliore la QVT, mais peut aussi être un atout en matière de recrutement.
Rentabiliser les espaces de travail
Afin que chacun puisse bénéficier de l’espace dont il a besoin au bureau, le smart office est une solution parfaitement adaptée. La mesure du taux d’occupation des différents espaces permet de savoir en temps réel si un espace est disponible ou non pour une meilleure organisation. Chaque espace dans l’entreprise peut donc être largement rentabilisé, et ce, très facilement.
Une gestion plus fluide des espaces permet notamment de travailler en flex office de manière plus sereine. Pour aller plus loin, on peut alors envisager que la gestion des espaces de travail en smart office permette de réduire le nombre de postes de travail et ainsi faire des économies sur les dépenses immobilières. En effet, il n’est pas rare qu’un poste de travail reste en fait vide dès lors que son occupant est absent. Avec le flex office doublé d’un système connecté efficace, on peut avoir un tout autre système de gestion des postes de travail au sein de l’entreprise.
Améliorer l’aménagement des lieux
Les données utilisées avec ce système permettent d’agir à l’instant T, mais aussi de créer du changement à plus long terme. En effet, en se référant aux chiffres récoltés sur une certaine période, on peut tout à fait envisager d’améliorer l’ensemble de l’aménagement de l’entreprise. On peut en effet se rendre compte du nombre d’occupants qui sollicitent les différents espaces pour avoir un nombre de postes de travail, de salles de réunion ou encore de places en espace détente adéquat. La configuration des lieux peut donc s’adapter aux usages et non pas l’inverse pour une nouvelle fois gagner en temps et en confort.
Favoriser les économies d’énergie
Enfin, il y a aussi un avantage non négligeable à moderniser le fonctionnement de son lieu de travail : la réalisation d’économies d’énergie. Ces solutions smart permettent par exemple de mesurer l’occupation de certains espaces et donc de réguler le chauffage ou la climatisation en conséquence. Même l’intensité de l’éclairage peut varier pour limiter les dépenses énergétiques. Des plages horaires peuvent être prédéfinies pour adapter l’utilisation des équipements qui consomment de l’énergie en fonction de cela.
Il s’agit bien entendu d’un geste appréciable pour la planète et d’autant plus dans les structures les plus importantes. Il s’agit par ailleurs d’un autre moyen pour l’entreprise de faire des économies parfois considérables. Des ressources qu’elle va pouvoir réutiliser ailleurs pour financer d’autant plus l’amélioration des locaux par exemple ou réinjecter dans tout autre type de projet.
